Waarom je mails in de spam belanden, en wat SPF, DKIM en DMARC daarmee te maken hebben

Het vervelende van spamfilters is dat ze stil zijn. Je mail komt niet aan, niemand meldt het, en jij trekt de conclusie dat er geen interesse was. Ondertussen ligt je offerte, je opvolging of je eerste kennismaking in een map die nooit wordt geopend.

Of je mail aankomt, hangt maar voor een klein deel af van wat erin staat. Het hangt vooral af van of de ontvangende mailserver jouw domein vertrouwt. En dat vertrouwen regel je met drie instellingen die de meeste bedrijven nooit hebben gezet.

SPF is de lijst van wie er namens jouw domein mag mailen. Je mailprovider staat erop, en als je een tool gebruikt die mails verstuurt (een nieuwsbriefsysteem, je CRM, je boekhoudpakket), hoort die er ook op. Staat een verzender er niet op, dan is dat voor de ontvanger een reden tot twijfel.

DKIM is een digitale handtekening onder elke mail. De ontvanger kan daarmee controleren dat de mail onderweg niet is aangepast en echt van jouw domein komt. Zonder handtekening kan iedereen doen alsof hij jou is.

DMARC is de regel die zegt wat een ontvanger moet doen als SPF of DKIM niet klopt: gewoon doorlaten, in de spam zetten, of weigeren. En, minstens zo belangrijk: DMARC stuurt je rapporten over wie er allemaal namens jouw domein probeert te mailen. Dat is vaak de eerste keer dat een bedrijf ziet dat zijn naam wordt misbruikt.

De grote mailproviders zijn sinds 2024 streng geworden. Wie regelmatig mail verstuurt zonder deze instellingen, wordt niet meer als twijfelgeval behandeld maar als risico. Het resultaat is dat je mails stilletjes verdwijnen, ook naar mensen die je persoonlijk kent.

Het goede nieuws: het instellen is eenmalig werk van een paar uur, en daarna heb je er geen omkijken meer naar. Het slechte nieuws: het gaat om DNS-instellingen, en een typefout daar betekent dat je mail helemaal stilvalt. Laat het dus doen door iemand die het vaker heeft gedaan, of controleer het dubbel.

Techniek is de basis, gedrag is de rest. Gekochte adreslijsten zijn de snelste manier om je reputatie te verpesten: veel adressen bestaan niet meer, en elke bounce telt tegen je. Bouw je lijst zelf, of laat hem bouwen met gecontroleerde gegevens.

Begin rustig. Een nieuw domein dat op dag één honderd mails per dag verstuurt, gaat direct de spam in. Bouw het volume in weken op, schrijf kort en persoonlijk, en maak afmelden makkelijk. Wie geen zin heeft in je mail, kun je beter kwijt zijn dan dat hij op "spam" klikt.

Stuur een mail vanaf je zakelijke adres naar een privéadres bij een andere provider en kijk waar hij terechtkomt. Open daarna de details van het bericht (bij de meeste providers heet dat "origineel weergeven" of "headers tonen") en zoek naar SPF, DKIM en DMARC. Staat er drie keer "pass", dan zit je goed. Staat er iets anders, dan weet je nu waarom het stil blijft.