Beginnen met AI, zonder de abonnementen-val

Het gaat vaak zo. Iemand ziet een demo, het ziet er goed uit, en er wordt een abonnement afgesloten. Een paar maanden later logt niemand meer in, en de conclusie is dat AI niets voor jullie is.

Zonde, want aan de techniek lag het meestal niet. Het lag aan de volgorde. Dit artikel gaat over die volgorde: wat je eerst doet, en wat je pas daarna koopt.

Omdat je dan gereedschap koopt voordat je weet wat je gaat bouwen. De demo laat altijd het perfecte scenario zien, en jouw bedrijf heeft nooit het perfecte scenario.

Bovendien verdient de aanbieder aan het abonnement. Zijn advies is dus per definitie gekleurd. Wat je eerst nodig hebt, is een scherp beeld van waar jouw tijd nu heengaat. Wil je eerst weten wat AI op dit moment wel en niet goed doet, lees dan dit overzicht.

Houd een week lang bij waar het knip- en plakwerk zit. Gegevens die van de mail naar een spreadsheet gaan. Van het ene systeem naar het andere. De rapportage die elke maandag met de hand in elkaar wordt gezet. Het bericht dat je deze week voor de zoveelste keer bijna hetzelfde typt.

Dat knip- en plakwerk is goud waard, want het is saai en voorspelbaar, en het komt steeds terug. Precies dat maakt werk automatiseerbaar. En het mooie is: je hoeft er geen verstand van AI voor te hebben om het te herkennen. Je team weet allang waar het zit, niemand heeft het ze alleen ooit gevraagd.

Als het elke week terugkomt, als je de regels kunt uitleggen en als een foutje overleefbaar is. Loop die vragen een voor een langs.

Komt het minstens elke week terug? Eenmalig werk automatiseren kost meer dan het oplevert. Terugkerend werk verdient zichzelf terug, elke week opnieuw.

Kun je de regels uitleggen aan een stagiair? Als je op papier kunt zetten hoe het moet, kan een systeem het ook. Als elke situatie anders is en op gevoel gaat, blijf er dan vanaf.

Is een foutje overleefbaar? Begin met werk waar een misser een klein ongemak is, niet met je facturatie of je verloning. Vertrouwen in automatisering bouw je op met laag risico.

De grootste valkuil na de eerste stap is enthousiasme: alles tegelijk willen automatiseren en alles half doen. Kies het ene proces dat het vaakst terugkomt en het meest irriteert, en maak dat helemaal af. Werkend, getest, en met het team eraan gewend.

Eén automatisering die draait overtuigt meer dan een map vol plannen. Daarna wordt de tweede vanzelf makkelijker, want dan weet iedereen wat het oplevert.

Als de tool precies de klus doet die je hebt gevonden, en je team hem in de eerste weken ook echt gebruikt. Dan is een bestaande tool vaak slimmer dan iets laten bouwen.

Kies eerst een maandabonnement, tot je zeker weet dat het blijft. Zet het op een account van je bedrijf, in plaats van op het privéaccount van de medewerker die het vond. En kijk na een maand wie er nog inlogt. Is dat niemand, dan weet je genoeg.

Wie het ook voor je bouwt, stel één eis: alles draait op accounts en systemen die van jouw bedrijf zijn, met documentatie erbij. Dan zit je nooit vast aan één persoon.

Zo houd ik het zelf ook. Alles wat ik bouw schrijf ik zo op dat een ander het kan overnemen. Dat hoort gewoon de standaard te zijn.