Vijf signalen dat je bedrijf toe is aan automatisering

Automatisering klinkt als iets voor grote bedrijven met een IT-afdeling. In de praktijk zijn het juist de kleinere bedrijven die er het meest aan hebben, omdat daar elke medewerker meerdere petten op heeft en elk uur telt. Maar hoe weet je of je eraan toe bent? Hieronder de vijf signalen die ik het vaakst zie.

Er komt iets binnen in de mail, het wordt overgezet naar een spreadsheet, daarna in het systeem gezet en aan het eind van de week samengevat. Die persoon is geen medewerker meer, dat is een kabel tussen twee systemen. Elke stap kost tijd en elke stap is een kans op een typefout. Als je dit herkent, is dit vrijwel altijd het eerste dat ik aanpak.

Elke week dezelfde cijfers uit verschillende systemen halen, in een overzicht zetten en rondsturen. Tegen de tijd dat het af is, is het al verouderd. Cijfers die doorlopend klaarstaan zijn geen luxe, ze zijn de reden dat je op dinsdag al kunt bijsturen in plaats van volgende week maandag.

Een aanvraag, een sollicitatie, een offerteverzoek. Het staat netjes in de mailbox en wordt opgepakt zodra het rustig is. Alleen is het nooit rustig. Wie het eerst reageert wint, en een eerste reactie binnen minuten is precies het soort werk dat een systeem beter doet dan een druk mens.

De bevestiging, de herinnering, het "we hebben je aanvraag ontvangen", de vraag om ontbrekende gegevens. Als je merkt dat je een oude mail opzoekt om hem te kopiëren, is het tijd om die mail door een systeem te laten sturen op het moment dat hij nodig is.

Dit is het pijnlijkste signaal, en het meest voorkomende. Als de opvolging, de planning of de facturatie stilvalt zodra één collega er niet is, dan zit dat proces in een hoofd in plaats van in een systeem. Automatiseren betekent hier niet dat die collega overbodig wordt, maar dat het bedrijf doordraait en diegene met een gerust hart weg kan.

Dan is het geen kwestie van harder werken. Kies het signaal dat het meeste pijn doet, en begin daar. Eén proces dat goed loopt, overtuigt meer dan een stapel plannen. En de rest wordt daarna vanzelf makkelijker, want dan weet iedereen in je team wat het oplevert.