Case · AI en automatisering
Opvolging die nooit meer blijft liggen
Elke sollicitant, lead of aanvraag krijgt binnen een paar minuten een reactie en een vervolgstap, ook in het weekend. Zo blijft er niets liggen.
Waar het misgaat
Bij uitzendbureaus zien we het steeds. De mensen zijn goed met mensen. Bellen, schakelen, aanvoelen wat een kandidaat of klant nodig heeft. Daar verdienen ze hun geld mee, en daar hoort hun tijd ook te zitten.
Maar op de achtergrond moet er ook veel online gebeuren. Sollicitanten opvolgen, gegevens overzetten, statussen bijwerken. Vaak letterlijk knip- en plakwerk, en juist dat blijft liggen omdat er altijd iets dringenders is. Ondertussen tikt de klok. Wie vandaag solliciteert en pas woensdag wordt teruggebeld, heeft dinsdag al ergens anders getekend.
De onderdelen van deze oplossing
Elk onderdeel werkt op zichzelf. Samen nemen ze het werk over.
Eén bord. Reacties van de site, uit een campagne, uit de mail en van jobboards komen samen op één bord. Elke reactie krijgt daar een status, van nieuw tot afgerond.
Eerste reactie. Binnen een paar minuten gaat er een bericht uit, per mail of WhatsApp. De naam staat erin en de vacature of vraag waar iemand op reageerde. Het leest persoonlijk, in de toon van het bedrijf.
Vervolgstap. In datzelfde bericht zit de volgende stap: een link om zelf een belmoment te kiezen, of de vraag om een cv te sturen. Komt dat cv later per mail binnen, dan hangt het systeem het aan de juiste persoon op het bord.
Seintje. De collega die erover gaat, krijgt een melding. Ontbreekt er een telefoonnummer, dan komt de reactie bij het hele team terecht, zodat iemand hem oppakt.
Zo loopt het, stap voor stap
- 1
Zaterdagavond reageert iemand op een vacature.
- 2
Het bord zet hem op nieuw en haalt naam, nummer en vacature uit de reactie.
- 3
Een paar minuten later heeft hij een bericht met een link om een belmoment te kiezen.
- 4
Maandagochtend staat hij bij de recruiter bovenaan, met het gekozen tijdstip erbij.
Uit de praktijk
Bij een van de klanten waar we dit bouwden, hing de snelheid van opvolging af van wie er die dag tijd had. Nu krijgt iedereen die reageert binnen een paar minuten antwoord en een vervolgstap, ook op zaterdagavond.
Het team belt nog steeds zelf. Alleen bellen ze nu met mensen die al een reactie hebben gehad en weten waar het over gaat. De gesprekken werden er beter van, niet onpersoonlijker.
Wat het opleverde
Een reactie binnen minuten, ook buiten kantoortijd.
Recruiters bellen met mensen die al weten waar het over gaat.
Niemand valt meer tussen twee collega's in.
Is er iemand ziek of op vakantie, dan loopt de opvolging gewoon door.
Voor elk bedrijf waar reacties binnenkomen die sneller antwoord verdienen dan de drukte van de dag toelaat.
Alles over AI en automatisering →Herken je dit uit je eigen bedrijf?
Vertel hoe het bij jou loopt, dan hoor je of dit ook voor jouw team te bouwen is.
